Ինչպես ընդմիշտ վերջ տալ կրկնակի գրանցումներին
Երեքշաբթի է, ժամը 10:55։ Ձեր 11:00-ի հաճախորդը կախում է վերարկուն, երբ ներս է մտնում ևս մի կին։ Նա նույն ժամին գրանցվել էր անցյալ շաբաթ՝ Instagram-ով գրելով, և այդ գրանցումը հայտնվել էր թղթե տետրում, ոչ թե հավելվածում։ Նրանցից մեկը դժգոհ է հեռանալու։
Կրկնակի գրանցումները հազվադեպ են պատահում միայն անուշադրությունից։ Փոքր բիզնեսում դրանք գալիս են մի քանի կանխատեսելի ճեղքերից. գրանցումները պահվում են երկու տեղում, ծառայությունների տևողությունը չի համապատասխանում իրականությանը, երկու հոգի գրանցում են միաժամանակ, իսկ փոփոխությունները չեն հասնում օրացույցին։ Փակեք այդ ճեղքերը, և խնդիրը գրեթե կվերանա։ Ստորև՝ 15 րոպեանոց ստուգում, յուրաքանչյուր ճեղքի լուծումը և ինչ ասել, երբ դա այնուամենայնիվ պատահում է։
Որտեղի՞ց են առաջանում կրկնակի գրանցումները
Գրեթե յուրաքանչյուր կրկնակի գրանցում հանգում է վեց ճեղքերից մեկին։ Աղյուսակը այս հոդվածի կարճ տարբերակն է. գտեք ձեզ ծանոթ ճեղքը և անցեք դրա լուծմանը։
| Ճեղք | Ինչպես է դրսևորվում | Լուծում |
|---|---|---|
| Երկու տետր | Հեռախոսով գրանցումները թղթե տետրում են, առցանցները՝ հավելվածում | Մեկ օրացույց, մնացած բոլոր ալիքները պարզապես մուտքային հաղորդագրություններ են |
| Գրանցում հիշողությամբ | «Այս հաճախորդից հետո կգրեմ» | Գրանցեք մինչև զանգը կամ զրույցն ավարտելը |
| Սխալ տևողություններ | 105 րոպե տևող ներկումը գրանցվում է որպես 90 | Չափեք իրական ծառայությունների ժամանակը և թարմացրեք տևողությունները |
| Երկու հոգի գրանցում են միաժամանակ | Սեփականատերն ու օգնականը երկուսն էլ տալիս են 15:00-ի ժամը | Մեկ ընդհանուր, իրական ժամանակում թարմացվող օրացույց բոլորի հեռախոսում |
| Փոփոխություններ, որոնք չեն հասնում օրացույցին | Հաճախորդը հաղորդագրությամբ տեղափոխվում է հինգշաբթի, իսկ երեքշաբթի ժամը մնում է զբաղված | Տեղափոխեք գրանցումը, քանի դեռ զրույցի մեջ եք |
| Անձնական ժամանակը նշված չէ | Երեխային դպրոց տանելը, ատամնաբույժը, հանգստյան օրը փակված չեն | Փակեք անձնական ժամանակը այնպես, ինչպես հաճախորդի այցը |
Պատահական կրկնակի գրանցում և պլանավորված համընկնում
Այս հոդվածը պատահականի մասին է. երկու հաճախորդ, որոնք միևնույն ժամին ակնկալում են ձեր ամբողջ ուշադրությունը։ Դա տարբերվում է պլանավորված համընկնումից, երբ սկսում եք երկրորդ հաճախորդի հետ, մինչ առաջինի ներկը ազդում է կամ շունը չորանում է վանդակում։
Պլանավորված համընկնումը կարող է ձեռնտու լինել, բայց միայն երբ այն գիտակցված է, և դուք լավ գիտեք ձեր ժամանակները։ Առանձնացրեք ձեռքի աշխատանքի ժամանակը սպասման ժամանակից և սկսեք օրական մեկ համընկնումից։ Եթե համընկնումը պատահաբար է ստացվել, դա կրկնակի գրանցում է, ինչ էլ որ ցույց տա օրացույցը։
Որքանո՞վ են տարածված կրկնակի գրանցումները
Բավական հաճախ, որպեսզի դրան պատրաստ լինեք, հատկապես փոքր բիզնեսում։ Մեկ աթոռի, մեկ սեղանի կամ մեկ մեքենայի դեպքում սխալը կլանելու պաշար չկա. նույն ժամին երկու հաճախորդ նշանակում է, որ նրանցից մեկը կսպասի կամ կգնա։
Ռիսկն աճում է յուրաքանչյուր ալիքի հետ, որով դուք ձեռքով եք գրանցումներ ընդունում։ Հեռախոսը, անձնական նամակները, SMS-ները և ընդունարանը յուրաքանչյուրը ևս մեկ հնարավորություն են նույն ժամը երկու անգամ գրանցելու, և այդ պատճառով հոդվածի մնացած մասը դրանք մեկ օրացույցում միավորելու մասին է։
Կրկնակի գրանցումների 15 րոպեանոց ստուգում
Արեք դա մեկ անգամ, հանգիստ կեսօրից հետո, բաց օրացույցով։ Ձեր գտած բացերը ձեր անելիքների ցուցակն են։
Կանոն առաջին. մեկ օրացույց, մնացած ամեն ինչը մուտքային է
Եթե գրանցումները կարելի է գրել երկու տեղում, վաղ թե ուշ դրանք կգրվեն։ Թղթե տետր հավելվածի կողքին, վարսահարդարի նշումներ սրահի օրացույցի կողքին, պրոֆիլ գրանցման հարթակում ձեր սեփական գրանցման էջի կողքին. յուրաքանչյուր այդպիսի զույգ կրկնակի գրանցում է, որը սպասում է իր ժամին։
Ընտրեք մեկ օրացույց և դարձրեք այն միակ տեղը, որտեղ գրանցումը գոյություն ունի։ Զանգերը, անձնական նամակները և հաղորդագրությունները մուտքային արկղեր են. դրանք հավաքում են հարցումները, բայց ոչինչ գրանցված չէ, քանի դեռ օրացույցում չէ։ Ամենապարզ սովորությունը, որ ապահովում է սա, մի նախադասություն է, որն օգտագործում է ամբողջ թիմը. ասեք «հաստատված է» միայն այն բանից հետո, երբ գրանցումն արդեն օրացույցում է։
Որքան քիչ գրանցումներ եք մուտքագրում ձեռքով, այնքան քիչ են սխալվելու հնարավորությունները։ Այդ պատճառով շատ փոքր բիզնեսներ իրենց գրանցումների մեծ մասը տեղափոխում են հղման վրա, որով հաճախորդներն ինքնուրույն են գրանցվում. մեր ուղեցույցը՝ ինչ է իրականում ներառում անվճար առցանց գրանցման համակարգը, պատմում է, թե ինչ եք ստանում առանց վճարելու։
| Ալիք | Ով է զբաղվում | Կանոն |
|---|---|---|
| Հեռախոս | Նա, ով այդ պահին հաճախորդի հետ չէ | Գրանցեք զանգի ընթացքում և կրկնեք օրն ու ժամը հաճախորդի համար |
| Instagram-ի և Facebook-ի հաղորդագրություններ | Մեկ նշանակված մարդ, որոշակի ժամերին | Ուղարկեք գրանցման հղումը, իսկ եթե գրանցում եք ձեռքով, մուտքագրեք մինչև պատասխանելը |
| WhatsApp և հեռախոսային հաղորդագրություններ | Նույն մարդը, ով պատասխանում է նամակներին | Նույնը, ինչ նամակների դեպքում, ոչ մի «նախնական» գրանցում |
| Ընդունարան | Նա, ով ընդունարանում է | Օրացույցը հեռախոսում կամ պլանշետում, երբեք թղթի վրա |
| Առցանց գրանցման հղում | Ոչ ոք | Ինքնաբերաբար հայտնվում է օրացույցում. ստուգեք, որ իսկապես այդպես է |
Ճշգրտեք ծառայությունների տևողությունը, մինչև այն կփչացնի ձեր շաբաթ օրերը
Ծառայությունը, որը գրանցված է ավելի կարճ, քան իրականում տևում է, էկրանին կրկնակի գրանցման նման չէ, բայց իրեն պահում է հենց այդպես։ Յուրաքանչյուր կարճ ժամ հետ է մղում հաջորդ հաճախորդին, մինչև երկու հոգի սպասում են նույն բազկաթոռին։
Չափեք ամեն տարածված ծառայության հինգից տասը իրական այցի ժամանակը՝ հաճախորդի նստելու պահից մինչև աշխատատեղը նորից պատրաստ լինելը։ Վերցրեք սովորական ժամանակը, ոչ թե ձեր լավագույն օրը, և կլորացրեք դեպի վեր՝ մինչև հաջորդ 15 րոպեն։ Մեր հոդվածը սրահում ժամանակը կառավարելու մասին բացատրում է, թե ինչու մաքրման և նախապատրաստման ժամանակը պետք է լինի գրանցման մեջ, այլ ոչ թե ձեր ճաշի ընդմիջման հաշվին։
Ահա մի պատկերավոր օրինակ երկու բազկաթոռով վարսահարդարման սրահից, որը երկու շաբաթ չափել է իր ծառայությունների ժամանակը.
| Ծառայություն | Գրանցված է | Սովորական իրական ժամանակ | Նոր գրանցված ժամանակ |
|---|---|---|---|
| Կանացի սանրվածք և հարդարում | 45 | 55 | 60 |
| Արմատների ներկում | 90 | 105 | 105 |
| Տղամարդու սանրվածք | 30 | 30 | 30 |
| Հարդարում ֆենով | 30 | 35 | 45 |
| Բալայաժ | 150 | 180 | 180 |
Հիմա պատկերացրեք մեկ վարսահարդարի շաբաթ օրը՝ առանց ընդմիջման գրանցված ժամը 9:00-ից. երկու կանացի սանրվածք, արմատների ներկում և բալայաժ։ Թղթի վրա դա 45 + 45 + 90 + 150 = 330 րոպե է, ուստի օրն ավարտվում է 14:30-ին։ Իրականում դա 55 + 55 + 105 + 180 = 395 րոպե է, և օրն ավարտվում է 15:35-ին։ 14:30-ին գրանցված հաճախորդը սպասում է 65 րոպե, իսկ վարսահարդարը, որը «ամբողջությամբ զբաղված էր, բայց ժամանակին», ուշանում է արդեն օրվա երկրորդ հաճախորդից սկսած։ Նոր տևողություններով (60 + 60 + 105 + 180 = 405 րոպե) նույն չորս հաճախորդները տեղավորվում են, օրն ավարտվում է 15:45-ին, և հաջորդ հաճախորդը պարզապես գրանցվում է 15:45-ին։
Երկու և ավելի մարդ, մեկ օրացույց
Երկուսից հինգ հոգանոց թիմում բախումների մեծ մասը տեղի է ունենում, երբ երկու հոգի պատասխանում են միաժամանակ. մեկը հեռախոսով, մյուսը՝ անձնական նամակին, և երկուսն էլ տալիս են նույն ժամը։ Լուծումը մեկ ընդհանուր օրացույցն է, որը թարմացվում է բոլորի հեռախոսներում, գումարած մի քանի ներքին կանոն։
Ամեն պահի հեռախոսի համար պատասխանատու է մեկ մարդ։ Ծանրաբեռնված օրը որոշեք, թե ով է պատասխանում մինչև ճաշ, և ով՝ ճաշից հետո։ Մնացածները զանգերը թողնում են նրան։
Աշխատակիցները գրանցում են միայն իրենց սյունակում, եթե միայն նախապես չեն հարցրել գործընկերոջը։ Ուրիշի հաճախորդին առանց զգուշացնելու տեղափոխելն է պատճառը, որ երկու հոգի սպասում են նույն 16:00-ին։
Ամեն առավոտ երկու րոպե հատկացրեք, որպեսզի միասին նայեք օրվա ցուցակը՝ համընկնումներ և չափազանց կարճ թվացող ծառայություններ փնտրելով։ Բախումը 8:50-ին նկատելը նշանակում է մեկ զանգ, իսկ 10:55-ին նկատելը՝ ներողություն դեմ առ դեմ։
Կրկնակի գրանցման տարածված սխալներ (և ինչպես ուղղել դրանք)
1. «Այս հաճախորդից հետո կգրեմ»
Դուք ֆեյդի կեսին եք, հեռախոսը զանգում է, պայմանավորվում եք ուրբաթ ժամը 14:00-ի համար և ինքներդ ձեզ խոստանում եք, որ հետո կգրեք։ Հետո մեկ ուրիշը ձեր գրանցման հղումով գրանցվում է ուրբաթ ժամը 14:00-ին։ Լուծում. եթե հիմա չեք կարող գրանցել, հիմա մի՛ հաստատեք։ Ասեք՝ «Մեկ ժամվա ընթացքում կգրեմ ձեզ՝ հաստատելու համար», և կատարեք խոստումը՝ նայելով օրացույցին։
2. Գրանցումը տեղափոխել զրույցում, բայց ոչ օրացույցում
Հաճախորդը գրում է, որ ուզում է երեքշաբթիից տեղափոխվել հինգշաբթի։ Պատասխանում եք «խնդիր չկա» և շարունակում աշխատել։ Երեքշաբթի ժամը դեռ զբաղված է երևում, իսկ հինգշաբթինը՝ ազատ։ Լուծում. նախ տեղափոխեք այցը օրացույցում, հետո պատասխանեք։ Նույնը վերաբերում է չեղարկումներին. անմիջապես ջնջեք ժամը, որպեսզի մեկ ուրիշը կարողանա այն վերցնել։
3. Ձեր անձնական կյանքը օրացույցից դուրս թողնելը
Երեխայի ելույթը դպրոցում, ատամնաբույժը, ընտանեկան հարսանիքը. եթե ժամը փակված չէ, հաճախորդը կգրանցվի այդ ժամին։ Լուծում. անձնական ժամանակը նշեք օրացույցում հենց որ իմանում եք դրա մասին, ասես դա հաճախորդի այց լինի։ Հանգստյան օրերի և արձակուրդների համար փակեք ամբողջ օրը։
4. Մշտական այցերը գլխում պահելը
Ձեր ամենավաղեմի մշտական հաճախորդը չորս տարի է՝ երկու շաբաթը մեկ չորեքշաբթի ժամը 10:00-ին գալիս է, ուստի ոչ ոք դա չի գրում։ Հետո նոր հաճախորդն առցանց գրանցվում է հենց այդ չորեքշաբթի ժամը 10:00-ին։ Լուծում. յուրաքանչյուր մշտական հաճախորդի ավելացրեք որպես կրկնվող այց՝ առնվազն երկու ամիս առաջ, որպեսզի ժամը բոլորի համար զբաղված երևա։
5. Ինչ-որ մեկին «խցկել»՝ առանց հաջորդ գրանցումը ստուգելու
Մորուքի արագ ձևավորումը «ընդամենը տասը րոպե է տևում», մինչև տևում է քսան, և ձեր 15:00-ի հաճախորդն արդեն սպասում է։ Լուծում. նախքան համաձայնելը նայեք հաջորդ գրանցմանը և ծառայության իրական տևողությանը։ Մեր հոդվածը առանց գրանցման եկողներին գրանցվածների հետ համատեղելու մասին պարզ կանոն է առաջարկում, թե գրանցված այցին որքան մոտ կարելի է ընդունել այդպիսի հաճախորդի։
Ինչ անել, եթե երկու հաճախորդի գրանցել եք նույն ժամին
Նույնիսկ խիստ սովորությունների դեպքում դա երբեմն կպատահի։ Երբ պատահի, արագ որոշեք, թե ով է պահում ժամը՝ ելնելով այնպիսի չափանիշներից, ինչպիսիք են՝ ով է առաջինը գրանցվել և ում այցն է ժամկետային, ապա մյուս հաճախորդին առաջարկեք նոր ժամ և ուշադրության նշան։
Փոքր բիզնեսի համար աշխատող կանոն. ժամը պահում է առաջինը գրանցված հաճախորդը, եթե միայն մյուսն արդեն բազկաթոռին չէ, և առաջինի հետ հնարավոր է կապվել, մինչև նա դուրս կգա տնից։ Նա, ով զիջում է ժամը, ստանում է հաջորդ հարմար ժամը և իրական փոխհատուցում անհարմարության համար, օրինակ՝ անվճար լրացուցիչ ծառայություն կամ զեղչ նոր այցի համար։ Հետո անվանեք այն ճեղքը, որն առաջացրել է խնդիրը, որպեսզի այն չկրկնվի։
Ինչպես է SetTime-ն օգնում պահել մեկ օրացույց
SetTime-ը կառուցված է մեկ օրացույցի կանոնի շուրջ։ Հաճախորդներն ինքնուրույն են գրանցվում ձեր առցանց գրանցման էջով՝ օրվա ցանկացած ժամի, և այդ գրանցումները հայտնվում են նույն օրական և շաբաթական օրացույցում, որտեղ դուք ձեռքով ավելացնում եք հեռախոսով և նամակներով եկած գրանցումները։ Յուրաքանչյուր աշխատակից ունի աշխատանքային գրաֆիկ, այնպես որ նրա ժամերը սահմանված են մեկ տեղում, իսկ օրացույցը հասանելի է վեբում և iOS ու Android հավելվածներում, ուստի ով էլ պատասխանի հեռախոսին, տեսնում է նույն օրը, ինչ մնացած բոլորը։
Մշտական հաճախորդներն ավելացվում են որպես կրկնվող այցեր, ուստի նրանց ժամերը մնում են զբաղված։ Էլեկտրոնային փոստով հիշեցումներն ու հետագա հաղորդագրությունները ներառված են անվճար փաթեթում. կարճ հաղորդագրություններով և WhatsApp-ով հիշեցումները, WhatsApp-ով հաստատումներն ու չեղարկումները, մի քանի ծառայությամբ այցերը և անսահմանափակ թվով աշխատակիցները Pro փաթեթում են։ Թե ինչպես է դա աշխատում զբաղված սրահի համար, կարող եք տեսնել վարսահարդարման սրահների գրանցման ծրագրի էջում։
Ինչ այն չի անում. գնացուցակի էջում նշված չէ համաժամեցում Google կամ Outlook օրացույցների հետ, ուստի անձնական ժամանակը մուտքագրեք հենց SetTime-ում, իսկ մաքրման կամ նախապատրաստման ժամանակը ներառեք յուրաքանչյուր ծառայության տևողության մեջ։
Վերջնական խորհուրդ
Կրկնակի գրանցումը գործընթացի խնդիր է, ուստի ուղղեք գործընթացը, նախքան մարդուն մեղադրելը։ Սկսեք այն ճեղքից, որը ցույց է տվել ձեր ստուգումը.
- Եթե աշխատում եք մենակ և գրանցում եք երեք կամ ավելի ալիքներով. տեղադրեք գրանցման հղումը յուրաքանչյուր պրոֆիլի նկարագրում և ավտոմատ պատասխանում, և դադարեք գրանցումներ գրել օրացույցից բացի որևէ այլ տեղ։
- Եթե ձեր թիմում երկուսից հինգ մարդ է. մեկ ընդհանուր օրացույց, մեկ հեռախոսի պատասխանատու յուրաքանչյուր հերթափոխում և երկու րոպեանոց առավոտյան ստուգում։
- Եթե բախումները ծագում են ուշացումներից. այս ամիս նորից չափեք ձեր հինգ հիմնական ծառայությունների տևողությունը։
- Եթե նույն ճեղքը մեկ ամսում երկու բախում է առաջացնում. փոխեք կանոնը, հետո տեղեկացրեք թիմին։
Եթե ձեր ներկայիս համակարգում մեկից ավելի տետր կա, ստեղծեք անվճար SetTime հաշիվ և այս շաբաթ ամեն ինչ տեղափոխեք մեկ օրացույց։
Հաճախ տրվող հարցեր
Կրկնակի գրանցումը սխալմամբ երկու հաճախորդ է մեկ ժամին։ Գերգրանցումը միտումնավոր ավելի շատ հաճախորդ գրանցելն է, քան կարող եք սպասարկել, ինչպես անում են ավիաընկերությունները՝ հույս ունենալով, որ ոմանք չեն գա։ Սպասարկման բիզնեսները, որտեղ մեկ բազկաթոռին կամ սեղանին մեկ հաճախորդ է, հազվադեպ են օգուտ քաղում գերգրանցումից. կանխավճարներն ու հիշեցումները ավելի ապահով լուծում են չներկայացող հաճախորդների դեմ։
Ինքնին՝ ոչ, քանի դեռ այն գրանցում է նույն օրացույցում, որն օգտագործում եք մնացած ամեն ինչի համար։ Խնդիրները սկսվում են, երբ զուգահեռ աշխատեցնում եք երկու համակարգ, օրինակ՝ պրոֆիլ գրանցման հարթակում և ձեր սեփական գրանցման էջը, կամ առցանց օրացույց և թղթե տետր։ Օգտագործեք մեկ համակարգ կամ, նախքան գործարկելը, համոզվեք, որ երկուսն իսկապես կիսում են մեկ օրացույց։
Դրա փոխարեն պահեք միայն ընթերցման համար նախատեսված պատճեն. փակման ժամին տպեք վաղվա ցուցակը կամ պահեք դրա էկրանի պատկերը։ Երբեք դրա վրա նոր գրանցումներ մի գրեք։ Պահուստը, որի մեջ գրում եք, դառնում է երկրորդ տետր, և դա ամենատարածված ճեղքն է։
Դա պատահում է, երբ մարդը գրանցվում է առցանց, իսկ հետո զանգում է՝ «համոզվելու համար»։ Շաբաթը մեկ անգամ որոնեք հաճախորդների անուններով կրկնվող գրանցումներ, և երբ գտնեք, գրեք հաճախորդին՝ ճշտելու, թե որ ժամն է նա ուզում, նախքան մյուսը ջնջելը։