Så slipper du dubbelbokningar för gott

Klockan är 10:55 en tisdag. Din kund som har tid 11:00 håller på att hänga av sig jackan när en till kvinna kommer in genom dörren. Hon bokade samma tid via ett meddelande på Instagram förra veckan, och bokningen hamnade i pappersboken i stället för i appen. En av dem kommer att gå därifrån missnöjd.

Dubbelbokningar beror sällan bara på slarv. I ett litet företag kommer de nästan alltid från samma läckor: två ställen där bokningar finns, behandlingstider som inte stämmer med verkligheten, två personer som bokar samtidigt och ändringar som aldrig når kalendern. Täpp till dem så försvinner problemet nästan helt. Här nedan hittar du en koll på 15 minuter, lösningen för varje läcka och vad du säger när det ändå händer.

Var kommer dubbelbokningarna ifrån?

Nästan varje dubbelbokning går att spåra till en av sex läckor. Tabellen är den korta versionen av artikeln: hitta läckan du känner igen och hoppa sedan till lösningen.

Oavsiktlig dubbelbokning eller planerad överlappning

Den här artikeln handlar om den oavsiktliga sorten: två kunder som båda förväntar sig hela din uppmärksamhet samtidigt. Det är något annat än en planerad överlappning, där du börjar på nästa kund medan färgen verkar hos den första eller en hund torkar i buren.

Planerad överlappning kan vara lönsamt, men bara när det är medvetet och du kan dina tider. Skilj på tid då du jobbar med händerna och tid då kunden klarar sig själv, och börja med en överlappning om dagen. Om överlappningen sker av misstag är det en dubbelbokning, oavsett vad kalendern säger.

Hur vanligt är det med dubbelbokningar?

Tillräckligt ofta för att planera för, särskilt i en liten verksamhet. Med en stol, ett bord eller en bil finns det ingen marginal som tar upp ett misstag: två kunder på samma tid betyder att en av dem får vänta eller gå hem.

Risken växer med varje kanal där du tar emot bokningar för hand. Telefon, DM, sms och disken är var och en ytterligare ett tillfälle att skriva in samma timme två gånger, och därför handlar resten av artikeln om att samla allt i en enda kalender.

Kollen på 15 minuter som stoppar dubbelbokningar

Gör det här en gång, en lugn eftermiddag, med kalendern öppen. Luckorna du hittar blir din att göra-lista.

Regel ett: en kalender, allt annat är en inkorg

Om bokningar kan skrivas in på två ställen kommer de förr eller senare att göra det. En pappersbok bredvid en app, en frisörs anteckningar bredvid salongens kalender, en profil på en bokningsportal bredvid din egen bokningssida: varje par är en dubbelbokning som bara väntar på att hända.

Välj en kalender och gör den till det enda stället där en bokning finns. Samtal, DM och sms är inkorgar: där samlas förfrågningar, men inget är bokat förrän det står i kalendern. Den enklaste vanan för att hålla fast vid det är en mening som hela teamet använder: säg ”bekräftat” först när det står i kalendern.

Ju färre bokningar du skriver in för hand, desto färre chanser att något går fel. Därför flyttar många små företag de flesta bokningarna till en länk där kunderna bokar själva. I vår guide om vad ett gratis bokningssystem online faktiskt innehåller går vi igenom vad du får utan att betala.

Rätta till behandlingstiderna innan de förstör dina lördagar

En behandling som bokas kortare än den tar ser inte ut som en dubbelbokning på skärmen, men den beter sig som en. Varje för kort tid skjuter nästa kund bakåt, tills två personer väntar på samma stol.

Ta tid på fem till tio riktiga besök för varje vanlig behandling, från att kunden sätter sig till att platsen är klar igen. Använd den typiska tiden, inte din bästa dag, och avrunda uppåt till närmaste 15 minuter. Vårt inlägg om att planera tiden i salongen förklarar varför tiden för att städa och göra i ordning hör hemma i bokningen och inte i din lunchrast.

Här är ett exempel från en frisörsalong med två stolar som tog tid på sina behandlingar i två veckor:

Tänk dig nu en frisörs lördag, fullbokad utan luckor från 9:00 med två damklippningar, en utväxtfärgning och en balayage. På papperet är det 45 + 45 + 90 + 150 = 330 minuter, så dagen slutar 14:30. I verkligheten blir det 55 + 55 + 105 + 180 = 395 minuter, och dagen slutar 15:35. Kunden som har tid 14:30 får vänta i 65 minuter, och frisören som var ”fullbokad men i tid” har legat efter sedan dagens andra kund. Med de nya tiderna (60 + 60 + 105 + 180 = 405 minuter) får samma fyra kunder plats, dagen slutar 15:45 och nästa kund bokar helt enkelt 15:45.

Två eller fler personer, en kalender

I ett team på två till fem personer uppstår de flesta krockar när två svarar samtidigt: en i telefon, en som svarar på ett DM, och båda ger bort samma tid. Lösningen är en gemensam kalender som uppdateras i allas mobiler, plus några husregler.

En person i taget har hand om telefonen. En stressig dag bestämmer ni vem som svarar fram till lunch och vem som svarar efter. Alla andra låter det ringa.

Personalen bokar bara i sin egen kolumn, om de inte har frågat kollegan först. Att flytta någon annans kund utan att säga till är precis så två personer hamnar med samma kund klockan 16:00.

Ta två minuter varje morgon och gå igenom dagen tillsammans för att hitta överlappningar och behandlingar som ser för korta ut. En krock som upptäcks 8:50 kostar ett telefonsamtal; upptäcks den 10:55 kostar den en ursäkt öga mot öga.

Vanliga misstag som leder till dubbelbokningar (och hur du rättar till dem)

1. ”Jag lägger in det efter den här kunden”

Du är mitt i en fade, telefonen ringer, du lovar fredag 14:00 och säger till dig själv att du lägger in det sen. Sen bokar någon annan fredag 14:00 via din bokningslänk. Lösning: om du inte kan lägga in bokningen nu, bekräfta den inte heller nu. Säg ”Jag skickar ett sms inom en timme och bekräftar” och håll det löftet med kalendern framför dig.

2. Att flytta en bokning i chatten men inte i kalendern

En kund skriver och vill flytta från tisdag till torsdag. Du svarar ”inga problem” och jobbar vidare. Tisdagstiden ser fortfarande upptagen ut och torsdagen ser ledig ut. Lösning: flytta bokningen i kalendern först och svara sedan. Samma sak gäller avbokningar: ta bort tiden direkt så att någon annan kan få den.

3. Att lämna ditt eget liv utanför kalendern

Skolavslutningen, tandläkaren, ett familjebröllop: om det inte är blockerat kommer en kund att boka den tiden. Lösning: lägg in privat tid i kalendern så fort du vet om den, precis som om det vore en kund. För lediga dagar och semester blockerar du hela dagen.

4. Att ha stående tider bara i huvudet

Din trognaste stamkund har kommit varannan onsdag klockan 10:00 i fyra år, så ingen skriver upp det. Sedan bokar en ny kund just den onsdagen klockan 10:00 online. Lösning: lägg in varje stamkund som en återkommande bokning, minst två månader framåt, så att tiden syns som upptagen för alla.

5. Att klämma in någon utan att kolla nästa bokning

En snabb skäggtrimning ”tar bara tio minuter”, tills den tar tjugo och din kund klockan 15:00 sitter och väntar. Lösning: innan du säger ja, titta på nästa bokning och på hur lång tid behandlingen faktiskt tar. Vår artikel om att ta emot drop-in vid sidan av bokade tider har en enkel regel för hur nära en bokning du kan ta emot någon.

Vad du gör när du har dubbelbokat en kund

Även med bra rutiner händer det ibland. När det gör det, avgör snabbt vem som får behålla tiden utifrån till exempel vem som bokade först och vems besök som är tidskänsligt, och erbjud sedan den andra kunden en ny tid och en gest.

En fungerande tumregel för ett litet företag: kunden som bokade först behåller tiden, om inte den andra redan sitter i stolen och den första går att nå innan hon lämnar hemmet. Den som lämnar ifrån sig tiden får nästa bra tid och något som verkligen är värt besväret, till exempel en gratis tilläggsbehandling eller rabatt på det ombokade besöket. Sätt sedan namn på läckan som orsakade det, så att det inte händer igen.

Så hjälper SetTime dig att hålla dig till en kalender

SetTime är byggt kring en-kalender-regeln. Kunderna bokar själva via din bokningssida online, när som helst på dygnet, och de bokningarna hamnar i samma dag- och veckokalender där du för hand lägger in bokningar som kommer via telefon och DM. Varje anställd har ett arbetsschema, så deras tider ställs in på ett ställe, och kalendern finns på webben och i apparna för iOS och Android, så den som svarar i telefon ser samma dag som alla andra.

Stamkunder läggs in som återkommande bokningar, så att deras tider förblir upptagna. Påminnelser och uppföljningar via mejl ingår i gratisplanen; påminnelser via sms och WhatsApp, bekräftelser och avbokningar via WhatsApp, bokningar med flera behandlingar och obegränsat antal anställda ingår i Pro-planen. Hur det fungerar i en salong med mycket att göra kan du se på sidan om bokningssystem för frisörsalonger.

Det här gör SetTime inte: prissidan nämner ingen synkning med Google- eller Outlook-kalendrar, så lägg in privat tid direkt i SetTime och bygg in tid för städning och iordningställande i varje behandlings längd.

Vår rekommendation

Dubbelbokningar är ett problem med rutinerna, så rätta till rutinerna innan du skyller på någon. Börja med läckan som din koll pekar på:

• Om du jobbar ensam och bokar via tre eller fler kanaler: lägg bokningslänken i varje bio och autosvar och sluta skriva in bokningar någon annanstans än i kalendern.
• Om ni är två till fem personer: en gemensam kalender, en telefonansvarig per pass och en morgonkoll på två minuter.
• Om krockarna beror på att du drar över tiden: ta ny tid på dina fem vanligaste behandlingar den här månaden.
• Om samma läcka orsakar två krockar på en månad: ändra regeln och berätta det för teamet.

Om du i dag har mer än en bokningsbok, skapa ett gratis SetTime-konto och samla allt i en kalender redan den här veckan.