Como o SetTime Transformou Todo o Processo de Agendamento? Um Caso de Sucesso

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Hoje em dia, os clientes exigem conveniência e eficiência em todos os aspetos. Isto é especialmente relevante no setor da beleza, onde um processo de marcação fluído pode ter um impacto significativo na satisfação do cliente. Num mundo onde o tempo é um bem precioso, as expectativas por serviços rápidos, simples e fiáveis são mais altas do que nunca. Os salões de beleza, em particular, devem responder a estas exigências, garantindo não apenas uma experiência excecional no salão, mas também um planeamento pré-visita eficiente.

Desde a marcação ao reagendamento e cancelamento, a interação do cliente com o sistema de agendamento do salão é muitas vezes a sua primeira impressão sobre o negócio. Por isso, um sistema de agendamento intuitivo, responsivo e fiável torna-se um componente essencial do serviço. Os clientes querem a liberdade de marcar os seus compromissos sempre que lhes for mais conveniente, seja tarde da noite ou de manhã cedo, no conforto das suas casas ou em movimento.

O uso de ferramentas inovadoras como o software de agendamento de compromissos SetTime permite que os salões acompanhem esta evolução, fortalecendo a ligação com os clientes e destacando-se num mercado competitivo. Além de otimizar a gestão interna, também se alinha com o estilo de vida e as expectativas do consumidor moderno, criando uma experiência harmoniosa e satisfatória mesmo antes do cliente entrar no salão.

Um dos primeiros parceiros do SetTime, um pequeno salão de manicure, enfrentava desafios no agendamento até implementar o sistema de marcações do SetTime. Veja como esta ferramenta revolucionou a gestão do salão.

Os Desafios Enfrentados

Os métodos tradicionais de marcação já não eram eficazes para este parceiro. A equipa do salão era composta por duas pessoas – a proprietária, que também era manicure, e a sua colega. Desde que trabalhavam juntas num outro salão, já tinham uma grande carteira de clientes. O seu objetivo não era atrair novos clientes, mas sim gerir melhor os atuais.

Como era um pequeno negócio recém-aberto, não tinham recursos adicionais para tarefas administrativas e não queriam contratar um rececionista, pois isso ultrapassaria o seu orçamento. Por isso, continuavam a utilizar métodos antigos, como lembretes no telemóvel e anotações em agendas.

Contudo, quando a agenda começou a encher-se ao máximo, perceberam que não poderiam continuar a gerir as marcações desta forma. Aqui estão os principais desafios que enfrentaram:

• Desperdício de recursos: O tempo e esforço investidos na gestão de marcações eram elevados, pois não tinham uma plataforma unificada para todas as reservas, sendo necessário verificar manualmente cada anotação.
• Altas taxas de faltas: Como os clientes não tinham acesso a uma ferramenta flexível para gerir as suas marcações, muitas vezes esqueciam-se dos compromissos.
• Agendamentos duplicados: Como as marcações eram feitas manualmente, não conseguiam acompanhar corretamente quem e quando estava registado, especialmente porque recebiam pedidos através de diferentes canais (Instagram, WhatsApp, chamadas telefónicas, SMS).
• Produtividade reduzida: O tempo gasto em tarefas administrativas fazia com que as profissionais se sentissem esgotadas e não conseguissem focar-se no seu verdadeiro trabalho.

Foi então que decidiram procurar uma solução acessível para a gestão de marcações e encontraram o SetTime, uma escolha perfeita para um pequeno negócio otimizar a gestão de tempo.

A Solução: SetTime

Ao compreenderem a necessidade de um sistema mais eficiente, o salão adotou o software de agendamento do SetTime. Aqui está como implementaram a solução:

1. Descarregaram a aplicação SetTime e adicionaram informações sobre o salão, indicando se eram profissionais individuais ou um espaço com equipa.
2. Inseriram o nome do salão, a área de atuação, a localização e registaram-se. Depois, adicionaram detalhes sobre os funcionários, os serviços prestados, a duração dos procedimentos e os preços.
3. Definiram horários de funcionamento flexíveis para cada dia, ajustando-os conforme necessário à medida que o negócio crescia.

Funcionalidades e Benefícios

O salão de manicure integrou o SetTime como sistema de agendamento e transformou totalmente a sua organização em poucos dias. Os principais benefícios foram:

• Implementação fácil: O setup do SetTime levou apenas alguns minutos. Em dois dias, já estavam a comunicar com os clientes e a promover o novo sistema de agendamento online.
• Ferramenta gratuita: Um sistema eficiente e económico, com funcionalidades gratuitas e opções avançadas por um custo acessível.
• Gestão simplificada: Os profissionais podiam adicionar reservas manualmente e manter a agenda organizada.
• Conveniência para os clientes: Os clientes podiam marcar compromissos em segundos, escolhendo o horário, o serviço e o profissional.
• Partilha e integração: Os links de agendamento podiam ser partilhados diretamente ou integrados no website e redes sociais.

Resultados

• Otimização de recursos: Redução significativa do tempo gasto em tarefas administrativas.
• Menos faltas e marcações duplicadas: Lembretes automáticos e agendamento organizado praticamente eliminaram estes problemas.
• Maior produtividade: Os profissionais puderam focar-se nas suas tarefas principais.
• Maior satisfação dos clientes: O processo de marcação online melhorou a experiência do cliente.

Conclusão

O software de agendamento SetTime tornou-se um divisor de águas para este salão de manicure. Graças às suas funcionalidades intuitivas e eficientes, conseguiram otimizar o processo de marcação, aumentar a satisfação dos clientes e elevar o seu negócio a um novo patamar.

Adotar o SetTime não é apenas digitalizar o agendamento, mas sim investir numa ferramenta que agrega valor tanto para os prestadores de serviços como para os clientes. A transição rápida da gestão manual para a automatizada provou que investir nas ferramentas digitais certas tem um impacto positivo direto no crescimento do negócio.