Hur SetTime förändrade hela bokningsprocessen – en riktigt bra fallstudie

Idag förväntar sig kunder bekvämlighet och effektivitet överallt. Det gäller särskilt inom skönhetsbranschen, där en smidig bokningsprocess kan påverka kundnöjdheten avsevärt. I en värld där tid är en värdefull vara är förväntningarna på snabb, enkel och pålitlig service högre än någonsin. Skönhetssalonger måste svara upp mot dessa krav genom att erbjuda inte bara fantastiska upplevelser i salongen, utan också en smidig planering inför besöket.

Från bokning till ombokning och avbokning – kundens kontakt med salongens bokningssystem är ofta det första intrycket av verksamheten. Därför blir ett användarvänligt, responsivt och pålitligt bokningssystem en viktig del av salongens helhetserbjudande. Kunder vill kunna boka tider när det passar dem, oavsett om det är sent på kvällen eller tidigt på morgonen, hemifrån soffan eller på språng.

Med innovativa verktyg som SetTimes bokningsprogram kan salonger möta dessa krav, skapa en starkare relation till sina kunder och sticka ut på en konkurrensutsatt marknad. Det gör inte bara salongens interna arbete mer effektivt, utan passar också den moderna konsumentens livsstil och förväntningar. Resultatet blir en harmonisk och tillfredsställande upplevelse som börjar redan innan kunden stiger in genom salongens dörr.

En av SetTimes allra första partners, en liten nagelsalong, brottades med utmaningar kring bokningar tills de började använda SetTimes bokningssystem. Så här revolutionerade SetTime hela deras bokningsprocess.

Utmaningarna

Kort sagt hade vår partners traditionella bokningsmetoder spelat ut sin roll. Personalen på nagelsalongen bestod av två personer – ägaren, som själv var nagelterapeut, och hennes kollega. De hade en stor kundkrets sedan de arbetade tillsammans på en annan salong, så målet var egentligen inte att få fler kunder.

Eftersom det var ett nytt litet företag hade de inga extra resurser för administrativa uppgifter. De ville inte heller anställa en administratör – det hade sprängt budgeten. Därför använde de fortfarande gamla metoder för att boka kundernas tider – de la in påminnelser i mobilen eller markerade dagar i mobilens kalender.

Men när de dagliga bokningarna nådde max märkte de att det inte längre gick att hantera bokningarna genom att lägga in dem i mobilkalendern, ställa in påminnelser eller ens skriva ner dem i anteckningsböcker. Här är de största utmaningarna de stötte på under den perioden:

• Resursslöseri: de la ner mycket resurser på att hantera bokningarna eftersom de inte hade en gemensam plattform för alla bokningar och någon var tvungen att gå igenom varje bokningsanteckning manuellt.
• Många uteblivna kunder: eftersom kunderna saknade ett flexibelt verktyg för att hantera sina bokningar glömde de ofta bort sin tid, och andelen uteblivna besök steg kraftigt.
• Dubbelbokningar: Eftersom våra partners la in bokningarna manuellt hade de svårt att hålla koll på vem som hade bokat, när och via vilken kanal – Instagram, meddelandeappar, telefonsamtal eller SMS.
• Lägre produktivitet: Alla dessa faktorer ledde till lägre produktivitet: nagelterapeuterna kände sig utmattade av administrativa uppgifter och kunde inte fokusera på sitt egentliga jobb.

De berättar att det var då de började leta efter en prisvärd lösning för bokningshantering i ett litet företag. Så hittade de SetTime och bestämde sig för att införa det i verksamheten för att hantera tiden på ett smidigare sätt.

Lösningen med SetTime

Eftersom de förstod behovet av ett mer strömlinjeformat arbetssätt valde vår partner SetTimes bokningsprogram. Så här gick de tillväga.

1. De laddade ner SetTime-appen och fyllde i information om salongen, bland annat om de var enskilda specialister eller en salong med anställda.
2. De lade till salongens namn, bransch och plats och skapade sitt konto. Sedan la de in uppgifter om personalen, tjänsterna, behandlingarnas längd och priser. Det var förresten då de upptäckte att man behöver ange hur lång tid en viss tjänst tar, även om skillnaden bara är tio minuter.
3. De ställde in olika arbetstider för olika dagar för maximal flexibilitet. Det bästa av allt – de kunde ändra dem när som helst, eftersom de växer och förändras dag för dag.

Funktioner och fördelar

Nagelsalongen införde SetTime som bokningssystem och förändrade hela bokningsprocessen på bara några dagar. Det största plusset var det stora antalet fördelar och flexibla funktioner som de fick med SetTime. Och de var extremt nöjda med de här funktionerna:

Enkel start: Det tog bara några minuter att sätta upp SetTime. De behövde bara två dagar för att informera sina nuvarande kunder och göra ett inlägg om att de nu hade en flexibel lösning för onlinebokning.

Gratis verktyg: En prisvärd lösning för att förbättra bokningarna, där de fick grundfunktionerna gratis och extra fördelar för en låg kostnad.

Förenklad bokning: Systemet gjorde bokningshanteringen busenkel. Nagelterapeuterna kunde lägga till bokningar manuellt genom att helt enkelt registrera tiderna i systemet.

Smidigt för kunderna: Kunderna kunde boka en tid på några sekunder. De behöver bara välja tid, tjänst och specialist. Det var allt!

Delning och integration: Bokningslänkar kunde delas direkt eller integreras på webbplatsen och i sociala medier.

Resultat

Optimerade resurser: Mycket tid och energi sparades genom att administrativa uppgifter automatiserades.

Färre uteblivna kunder och dubbelbokningar: Automatiska påminnelser och effektiv bokning eliminerade i stort sett de här problemen.

Högre produktivitet: Personalen kunde fokusera på sina kärnuppgifter, vilket förbättrade effektiviteten överlag.

Nöjdare kunder: Det smidiga med onlinebokning gav kunderna en mer tillfredsställande upplevelse.

Slutsats

SetTimes bokningsprogram blev en riktig game-changer för nagelsalongen. Genom att dra nytta av SetTimes omfattande och användarvänliga funktioner kunde de förändra sin bokningsprocess, öka kundnöjdheten och lyfta verksamheten till nya höjder.

Att införa SetTime handlar inte bara om att digitalisera bokningsprocessen, utan om att ta till sig ett verktyg som tillför värde för både tjänsteleverantörer och kunder. Den snabba övergången från manuell till automatiserad bokning visade att investeringar i rätt digitala verktyg kan få långtgående positiva effekter på företagets utveckling.