SetTime-Benutzerhandbuch

SetTime ist eine cloudbasierte Terminplanungsplattform für Dienstleistungsbetriebe — Salons, Barbershops, Kliniken, Studios, Werkstätten und mehr. Von einem Dashboard aus verwalten Sie Termine, Mitarbeiter, Dienstleistungen, Kunden und Finanzen.

Sie können SetTime an zwei Orten nutzen, und Ihre Daten sind in beiden dieselben:

Sie wählen Ihren Kontotyp bei der Registrierung, und er bestimmt, welche Menüs Sie sehen. Wählen Sie sorgfältig — er prägt die gesamte App.

Sie können sich mit einer E-Mail-Adresse, einem Google-Konto oder einer Apple-ID registrieren. Die Registrierung mit Google oder Apple überspringt den Schritt der E-Mail-Verifizierung.

In der Web-App

1. Gehen Sie zu app.settime.io/de/create-account und geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein, dann klicken Sie auf Weiter.
2. Prüfen Sie Ihren Posteingang auf einen 6-stelligen Verifizierungscode und geben Sie ihn in die sechs Felder ein. Kommt er nicht, warten Sie, bis der Countdown abläuft, und klicken Sie auf Code erneut senden.
3. Füllen Sie die persönlichen Angaben aus — Vorname, Nachname und ein Passwort. Das Passwort braucht mindestens 8 Zeichen, einen Kleinbuchstaben, einen Großbuchstaben und eine Zahl oder ein Sonderzeichen. Die Schaltfläche Weiter bleibt ausgegraut, bis alle vier Kriterien grün werden und beide Passwortfelder übereinstimmen.
4. Wählen Sie bei Anbieterdaten Einzelperson oder Unternehmen, dann geben Sie Ihren Firmennamen und die Branche ein. Land und Zeitzone werden automatisch erkannt — prüfen Sie sie, bevor Sie fortfahren.
5. Klicken Sie auf Einrichtung abschließen.

In der mobilen App

1. Tippen Sie auf Registrieren, dann Mit E-Mail registrieren, und geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein.
2. Geben Sie den 6-stelligen Code aus Ihrem Posteingang ein. Ein Countdown läuft auf dem Bildschirm; wenn er null erreicht, erscheint eine Schaltfläche Erneut senden.
3. Geben Sie bei Persönliche Angaben Ihren Vornamen und ein Passwort ein. Vier Stärke-Chips — 8 Zeichen, A Großbuchstabe, a Kleinbuchstabe, 123 Zahl — werden aktiv, sobald Sie jeden erfüllen.
4. Wählen Sie bei Geschäftsangaben Einzelperson oder Unternehmen, dann füllen Sie Firmenname, Branche, Land, Zeitzone und Telefonnummer aus.
5. Tippen Sie auf Registrieren. Sie werden gefragt, ob Sie Ihre Zugangsdaten für einen schnelleren Login beim nächsten Mal speichern möchten.

Sobald die Registrierung abgeschlossen ist, landen Sie im Kalender und eine Willkommen bei SetTime!-E-Mail trifft ein. Ihr Konto startet im kostenlosen Plan.

Direkt nach der Registrierung bietet ein Bildschirm Kontoeinrichtung zwei Wege.

Der Assistent hat drei Schritte bei Unternehmenskonten und zwei bei Einzelpersonen-Konten, weil Einzelpersonen-Konten keine Mitarbeiter haben:

1. Mitarbeiter hinzufügen (nur Unternehmen) — Name, Telefonnummer und Beruf. Auf dem Mobilgerät können Sie ein Teammitglied direkt aus Ihren Telefonkontakten importieren.
2. Eine Dienstleistung hinzufügen — Kategorie, Name, Dauer und Preis. Bei Unternehmenskonten wählen Sie außerdem, welcher Mitarbeiter sie erbringt.
3. Arbeitszeiten festlegen — alle sieben Tage, standardmäßig von 09:00 bis 18:00 mit ausgeschalteten Pausen.

Sie können den Assistenten jederzeit mit Anleitung überspringen überspringen und die Dinge später über die Hauptmenüs einrichten.

Nach dem Onboarding zeigt ein Fortschrittstracker, wie viel Ihres Kontos konfiguriert ist — „X von Y Schritten abgeschlossen" mit einem blauen Fortschrittsbalken. Im Web sitzt er oben in der Seitenleiste; mobil erscheint er im Kalenderbildschirm und im Mehr-Tab.

Die Checkliste, Holen Sie das Meiste aus Ihrem Konto, hat 8 Schritte bei Unternehmenskonten und 7 bei Einzelpersonen-Konten:

1. Arbeitszeitplan festlegen
2. Eine Dienstleistung anlegen
3. Mitarbeiter anlegen (nur Unternehmen)
4. Einen Kunden anlegen
5. Einen Termin anlegen
6. Benachrichtigungen konfigurieren
7. Ihre Buchungsseite aktivieren
8. Pro holen

Melden Sie sich unter app.settime.io oder in der mobilen App mit Ihrer E-Mail und Ihrem Passwort, einem Google-Konto oder einer Apple-ID an — womit auch immer Sie sich registriert haben.

Wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben

1. Klicken oder tippen Sie auf Passwort vergessen? unter dem Passwortfeld.
2. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und senden Sie sie ab. Eine Nachricht mit dem Betreff Passwort zurücksetzen trifft mit einem 6-stelligen Code ein.
3. Geben Sie den Code ein. Im Web wird das Formular automatisch abgeschickt, sobald Sie die sechste Ziffer eingeben.
4. Wählen Sie ein neues Passwort und bestätigen Sie es. Es gelten dieselben vier Passwortanforderungen.

Eine Migration ist eine Aufgabe, die unser Support-Team für Sie erledigt. Sie schicken uns, was Ihr aktuelles Buchungssystem exportiert, und wir bauen Ihr SetTime-Konto daraus auf — Ihre Kundenliste, Ihren Dienstleistungskatalog mit seinen Preisen und Dauern, Ihre Mitarbeiter und jeden bereits im Voraus gebuchten Termin.

Es ist kostenlos in jedem Plan, auch im kostenlosen, und dauert meist ein bis drei Werktage. Es wird zu keinem Zeitpunkt etwas an Ihre Kunden gesendet, und Ihr altes Konto bleibt genau so, wie es ist.

Um zu beginnen, schreiben Sie uns im Live-Chat oder per E-Mail an support@settime.io. Kein Formular zum Ausfüllen und kein Anruf zu vereinbaren.

Diese beiden sind leicht zu verwechseln, und die falsche Wahl kostet Sie Tage. Wenn Ihre Kundenliste auf Ihrem Telefon ist, brauchen Sie den Support gar nicht — Sie können es selbst in unter einer Minute erledigen.

Von Ihrem Telefon importieren

1. Öffnen Sie den Tab Kunden und tippen Sie auf die Schaltfläche +.
2. Wählen Sie Massenimport aus Kontakten.
3. Gewähren Sie Zugriff und wählen Sie die gewünschten Personen — eine, mehrere oder alle.

Wechseln Sie Ansichten über das Dropdown oben im Web-Kalender oder das Ansichtsmodus-Symbol in der mobilen Kopfzeile.

In den Zeitraster-Ansichten sind Arbeitszeiten anders schattiert als arbeitsfreie Zeit, und eine rote waagerechte Linie markiert die aktuelle Uhrzeit. Tippen oder klicken Sie auf einen Terminblock, um ihn zu öffnen.

Zwei Filter steuern, was im Kalender erscheint. Beide lohnt es sich, einmal zu Beginn einzustellen.

Statusfilter

1. Öffnen Sie Filter aus der Kalender-Kopfzeile.
2. Haken Sie die Status ab, die Sie sehen möchten — Bevorstehend, Ausstehend, Storniert, Abgeschlossen, Auf Anfrage und Nicht erschienen haben jeweils ein farbcodiertes Kästchen.
3. Speichern Sie. Nur abgehakte Status erscheinen im Kalender.

Mitarbeiterfilter (Unternehmenskonten)

1. Öffnen Sie das Panel Mitarbeiter aus der Kalender-Kopfzeile.
2. Verwenden Sie Alle auswählen, oder haken Sie einzelne Mitarbeiter ab.
3. Anwenden. Der Kalender aktualisiert sich, um nur diese Anbieter zu zeigen.

Klicken Sie auf einen freien Zeitslot im Web-Kalender, oder tippen Sie auf die blaue Schaltfläche + auf dem Mobilgerät. Das Formular öffnet sich mit zwei Tabs — Termin und Abwesenheit.

Den Termin ausfüllen

1. Kunde — suchen Sie nach Name oder Telefonnummer, oder wählen Sie Laufkundschaft, um die Kundendaten komplett zu überspringen. Sie können auch einen neuen Kunden anlegen, ohne das Formular zu verlassen.
2. Datum und Startzeit — die Endzeit wird aus der Dienstleistungsdauer berechnet, Sie müssen sie also selten setzen.
3. Mitarbeiter (Unternehmenskonten) — wählen Sie, wer die Dienstleistung erbringt.
4. Dienstleistung — wählen Sie eine oder mehrere Dienstleistungen aus der durchsuchbaren, nach Kategorie gruppierten Liste.
5. Preis — der Endpreis ergibt sich aus den gewählten Dienstleistungen. Der Preis jeder Dienstleistung kann für diesen Termin einzeln überschrieben werden; die Summe selbst ist nicht direkt bearbeitbar.
6. Zahlungsmethode (optional) — Bar, Karte oder Überweisung. Standardmäßig ist keine ausgewählt und Sie können es leer lassen.
7. Notiz (optional) — nur intern, wird dem Kunden nie gezeigt.
8. Klicken oder tippen Sie auf Erstellen.

Wiederkehrende Termine sind im Pro-Plan über den Link + Wiederkehrend hinzufügen verfügbar, der erscheint, sobald eine Dienstleistung ausgewählt ist.

Verwenden Sie den Tab Abwesenheit, um einen Slot zu blockieren, wenn Sie oder ein Mitarbeiter nicht verfügbar sind — Mittagspause, ein Meeting, eine Besorgung. Der Block erscheint im Kalender und verhindert Online-Buchungen in diesem Zeitraum.

1. Öffnen Sie das Formular für einen neuen Termin und wechseln Sie zum Tab Abwesenheit.
2. Geben Sie ihr einen Titel. Im Web ist er mit „Abwesenheit" vorausgefüllt und kann bearbeitet werden.
3. Wählen Sie den Mitarbeiter (Unternehmenskonten).
4. Legen Sie das Datum und die Start- und Endzeit fest. Die Endzeit füllt sich automatisch eine Stunde nach dem Start.
5. Klicken Sie auf Erstellen.

Jeder Termin trägt einen Status, der seine Farbe im Kalender und seine Zählung in Ihren Statistiken bestimmt.

Um einen Status zu ändern, öffnen Sie den Termin und verwenden Sie die Statuspille oder das Dropdown. Die angebotenen Optionen hängen vom aktuellen Status ab — ein bevorstehender Termin kann zum Beispiel zu Storniert oder Nicht erschienen wechseln.

Klicken Sie im Web auf einen Termin, um das Bearbeitungs-Panel zu öffnen, oder tippen Sie ihn mobil an, um die Termindetails und dann das Stiftsymbol zu öffnen.

Jedes Feld des Erstellungsformulars kann geändert werden — Kunde, Datum, Zeiten, Dienstleistungen, Einzelpreise, Zahlungsmethode und Notiz. Zwei schreibgeschützte Felder helfen Ihnen, die Buchung nachzuvollziehen:

Der Tab Aktivität eines Termins zeigt seinen vollständigen Änderungsverlauf, das Neueste zuerst — nützlich, wenn eine Buchung mehrfach verschoben wurde oder wenn Sie sehen müssen, wer was geändert hat.

Jeder Eintrag erfasst, wer die Änderung vorgenommen hat, was sich geändert hat, einen Zeitstempel sowie die alten und neuen Werte. Verfolgte Änderungen umfassen Zeitänderungen, hinzugefügte oder entfernte Dienstleistungen, Preisänderungen, Mitarbeiter-Neuzuweisungen, Statusübergänge und die ursprüngliche Erstellung.

Stimmen Sie ab, wie der Kalender aussieht und sich verhält. Im Web ist das ein Element der Seitenleiste; mobil ist es Mehr → Kalendereinstellungen.

Im Web ist Kunden eine Tabelle, die Avatar und Name jeder Person, Telefon und E-Mail, Adresse sowie Bearbeiten- oder Löschen-Aktionen zeigt. Sie ist mit 10 pro Seite paginiert mit einer laufenden Gesamtzahl, und eine Suchleiste filtert nach Namen.

Öffnen Sie mobil den Tab Kunden. Jede Person ist eine Zeile mit ihrem Anfangsbuchstaben in einem Kreis. Zwei Symbole sitzen oben rechts — ein Ordner für Kategorien und ein +, um jemanden hinzuzufügen.

Nur der Vorname ist erforderlich — alles andere kann später ausgefüllt werden, jemanden mitten im Termin hinzuzufügen dauert also Sekunden.

Von Ihrem Telefon importieren

1. Tippen Sie auf die Schaltfläche + im Kunden-Tab.
2. Wählen Sie Massenimport aus Kontakten.
3. Gewähren Sie Zugriff auf Ihre Kontakte und wählen Sie die gewünschten Personen — eine, mehrere oder alle auf einmal.

Kategorien lassen Sie Kunden gruppieren — Stammkunden, VIPs, Firmenkunden, was auch immer zu Ihrem Geschäft passt.

1. Tippen Sie mobil auf das Ordnersymbol oben im Kundenbildschirm, um Kundenkategorien zu öffnen. Verwenden Sie im Web das Kategorie-Dropdown im Kundenformular.
2. Tippen Sie auf +, um eine Kategorie anzulegen, oder tippen Sie eine bestehende an, um sie umzubenennen.
3. Weisen Sie über das Feld Kategorie beim Hinzufügen oder Bearbeiten eines Kunden eine Kategorie zu.

Klicken oder tippen Sie auf einen Kunden, um sein Profil zu öffnen. Sein Foto, Name, Telefon und E-Mail sitzen oben, mit einer Bearbeiten-Schaltfläche, und der Rest der Seite ist in Tabs oder Zeilen gegliedert.

Beide Aktionen sitzen unten im Kundenbearbeitungsformular, in Rot dargestellt. Sie tun sehr Unterschiedliches.

Jede Dienstleistung gehört zu einer Kategorie — Haare, Nägel, Massage, Diagnostik, was passt. Kategorien gruppieren Ihre Dienstleistungen auf der Buchungsseite wie auch innerhalb der App.

In der Web-App

1. Öffnen Sie Dienstleistungen. Jede Kategorie ist mit ihren Dienstleistungen darunter in einer Tabelle aus Name, Dauer, Preis und Aktionen aufgeführt.
2. Klicken Sie auf + Hinzufügen, um eine Kategorie anzulegen.
3. Verwenden Sie das Drei-Punkte-Menü neben einer Kategorie, um sie zu verwalten.

In der mobilen App

1. Öffnen Sie den Tab Dienstleistungen, der Ihre Dienstleistungskategorien auflistet.
2. Tippen Sie oben rechts auf +, geben Sie einen Namen im Blatt Neue Kategorie ein und tippen Sie auf Hinzufügen.
3. Tippen Sie eine Kategorie an, um sie zu öffnen. Das Menü ⋮ dort bietet Kategorie bearbeiten und Kategorie löschen.

Verwenden Sie im Web die Dienstleistungsseite; öffnen Sie mobil eine Kategorie und tippen Sie auf +. Das Formular ist in Abschnitte gegliedert.

Allgemeine Angaben

1. Name — erforderlich. Tippen Sie, was Ihre Kunden erkennen würden.
2. Kategorie — erforderlich, vorausgefüllt, wenn Sie aus einer Kategorie heraus begonnen haben.
3. Dienstleister (Unternehmenskonten) — weisen Sie einen oder mehrere Mitarbeiter zu. Ohne mindestens einen Anbieter können Sie die Dienstleistung nicht buchen.

Zeit

1. Dauer — erforderlich, in Stunden und Minuten festgelegt. Sie bestimmt die Terminlänge und die online angebotenen Slots.
2. Pufferzeit — optionale Zusatzzeit nach der Dienstleistung zum Aufräumen oder Vorbereiten. Sie ist für Kunden unsichtbar, blockiert aber den Slot, was ein direktes Aneinanderreihen von Überbuchungen verhindert.

Das Dropdown Preistyp steuert, wie der Preis Kunden auf Ihrer Buchungsseite erscheint. Es gibt vier Optionen.

Diese Einstellungen steuern das Aussehen der Dienstleistung — in Ihrem Kalender und auf Ihrer Buchungsseite.

Drei Schalter unten im Dienstleistungsformular steuern ihr Verhalten. Alle drei sind standardmäßig an.

Verwenden Sie im Web die Bearbeiten- und Löschen-Aktionen in der Dienstleistungstabelle. Wischen Sie mobil eine Dienstleistungszeile nach links, um die blaue Schaltfläche Bearbeiten und die rote Schaltfläche Löschen aufzudecken.

Um Dienstleistungen innerhalb einer Kategorie mobil neu zu ordnen, tippen Sie oben rechts auf das Sortiersymbol, ziehen Sie die Zeilen an ihren Griffen und tippen Sie dann auf Speichern. Die Reihenfolge, die Sie festlegen, ist die Reihenfolge, die Kunden sehen.

Wenn eine Dienstleistung ausgemustert wird, Sie ihren Verlauf aber in Ihren Statistiken behalten möchten, schalten Sie Auf der Buchungsseite anzeigen aus, statt sie zu löschen.

Im Web ist Mitarbeiter ein Element der Seitenleiste. Mobil ist es der Tab Personal in der unteren Navigationsleiste — der fünfte Tab, den Unternehmenskonten anstelle von Termine erhalten.

Klicken Sie im Web auf + Mitarbeiter hinzufügen, oder mobil oben rechts auf +.

Jeder Mitarbeiter erbringt einen bestimmten Satz an Dienstleistungen, und genau das sehen Kunden, wenn sie auf Ihrer Buchungsseite einen Anbieter wählen.

1. Öffnen Sie den Mitarbeiter, dann Dienstleistungen. Der schreibgeschützte Bildschirm Zugewiesene Dienstleistungen gruppiert seine Dienstleistungen nach Kategorie.
2. Tippen Sie auf das Stiftsymbol, um Dienstleistungen bearbeiten zu öffnen.
3. Haken Sie Dienstleistungen ab oder ab. Jede Kategorieüberschrift zeigt eine Live-Zählung wie „Nägel (Ausgewählt 1/1)", und ein Link Alle abwählen leert die Kategorie.
4. Tippen Sie auf Speichern.

Standardmäßig folgt jeder Mitarbeiter den Arbeitszeiten des Unternehmens. Wenn jemand andere Tage oder Schichten arbeitet, geben Sie ihm seinen eigenen Plan.

1. Öffnen Sie den Mitarbeiter und gehen Sie zu Arbeitsplan (Web) oder Arbeitszeiten (mobil).
2. Schalten Sie den Schalter Persönlicher Arbeitsplan ein.
3. Legen Sie die Arbeitstage, Start- und Endzeiten sowie Pausenzeiten genau wie für das Unternehmen fest.
4. Speichern.

Diese funktionieren genau wie die unternehmensweiten Gegenstücke, gelten aber nur für eine Person — ideal für Urlaube und einmalige Schichtänderungen.

Öffnen Sie einen Mitarbeiter, um sein Profilfoto, seine Bewertung, seinen Namen und Beruf zu sehen, plus Schnellaktionen zum Anrufen, Nachrichten-Senden oder E-Mailen.

1. Öffnen Sie den Mitarbeiter und tippen Sie auf das Bearbeiten-Symbol (Stift).
2. Scrollen Sie zum unteren Ende des Formulars.
3. Tippen Sie auf den roten Link Mitarbeiterkonto löschen.

Öffnen Sie im Web Arbeitsplan und bleiben Sie im Tab Allgemein. Mobil ist es Mehr → Arbeitsplan → Arbeitstage.

Jeder Wochentag hat denselben Satz an Steuerelementen:

Verwenden Sie geschlossene Tage für ganze Tage, an denen das Geschäft zu ist — Feiertage, Jahresurlaub, Renovierung. Sie im Voraus festzulegen, hindert Kunden daran, an ihnen zu buchen.

1. Öffnen Sie Arbeitsplan → Geschlossene Tage. Im Web ist das der Tab ?tab=closed-days.
2. Klicken Sie auf + Geschlossene Tage hinzufügen oder tippen Sie auf +.
3. Legen Sie ein Startdatum und ein Enddatum fest. Verwenden Sie dasselbe Datum für beide, um einen einzelnen Tag zu schließen.
4. Fügen Sie eine Beschreibung hinzu — im Web erforderlich, mobil optional — wie „Feiertag" oder „Jahresurlaub".
5. Speichern.

Um einen zu ändern oder zu entfernen, öffnen Sie ihn aus der Liste und bearbeiten Sie ihn, oder wischen Sie die Zeile mobil nach links, um sie zu löschen.

Spezielle Tage überschreiben Ihre normalen Zeiten für ein Datum oder einen Datumsbereich — ein später Abend vor einem Feiertag, ein halber Tag, ein einmaliger früher Start.

1. Öffnen Sie Arbeitsplan → Spezielle Tage. Im Web ist das der Tab ?tab=specific-workdays.
2. Klicken Sie auf + Spezielle Arbeitstage hinzufügen oder tippen Sie auf +.
3. Legen Sie das Start- und Enddatum für die Überschreibung fest.
4. Legen Sie die Startzeit und Endzeit fest, die an diesen Daten gelten.
5. Fügen Sie optional eine Pause hinzu, indem Sie Pausenbeginn und -ende festlegen oder den Pausenzeit-Schalter einschalten.
6. Fügen Sie einen Titel hinzu, damit Sie sich erinnern, warum, und speichern Sie dann.

Mehreres beeinflusst, ob ein Slot buchbar ist. Vom Weitesten zum Speziellsten:

1. Arbeitszeiten des Unternehmens — Ihre Standardwoche, die Grundlage für alles.
2. Geschlossene Tage des Unternehmens — nehmen ganze Daten aus dem Kalender.
3. Spezielle Tage des Unternehmens — ersetzen die Zeiten an bestimmten Daten.
4. Arbeitszeiten des Mitarbeiters (Unternehmen) — ein persönlicher Plan überschreibt den des Unternehmens für diese Person.
5. Geschlossene und spezielle Tage des Mitarbeiters Pro — Ausnahmen pro Person.
6. Abwesenheit — einmalige Blöcke, direkt im Kalender platziert.
7. Bestehende Termine — bereits gebuchte Slots.

Öffnen Sie Buchungsseite — aus der Seitenleiste im Web, oder Mehr → Buchungsseite mobil — und schalten Sie Online-Buchung aktivieren ein. Bis Sie das tun, ist Ihre Seite nicht live und es wird keine URL angezeigt.

Ihre öffentliche Adresse sieht so aus:

Neben der URL erhalten Sie drei Werkzeuge: Kopieren legt sie in Ihre Zwischenablage, Teilen öffnet das Teilen-Menü Ihres Geräts, und QR erzeugt ein QR-Code-Bild, das Sie auf Flyer, Anzeigen oder einen Schaufensteraufkleber drucken können.

Klicken Sie auf den Stift oder den Link Bearbeiten neben der URL, um den Teil nach dem Schrägstrich zu ändern. Wählen Sie etwas Kurzes und Erkennbares — der Name Ihres Unternehmens funktioniert meist am besten.

Das ist die Geschäftsidentität, die auf Ihrer Buchungsseite angezeigt und in der ganzen App verwendet wird.

Fügen Sie die Profile hinzu, die Sie von Ihrer Buchungsseite verlinken möchten. Jedes hat ein eigenes Feld mit einem Beispielformat: Website, Facebook, Instagram, Snapchat, YouTube, LinkedIn und TikTok.

Laden Sie Fotos Ihres Arbeitsplatzes und fertiger Arbeit hoch, um sie auf Ihrer Buchungsseite zu präsentieren. Sie erscheinen als Raster von Miniaturansichten.

1. Öffnen Sie Buchungsseite → Firmengalerie.
2. Tippen Sie auf +, um Fotos hinzuzufügen.
3. Um eines zu entfernen, tippen Sie auf das ⋮ in der Ecke einer Miniaturansicht und wählen Sie Bild entfernen.
4. Zum Neuordnen tippen Sie auf das Sortiersymbol (⇅). Das Raster wird zu einer Liste mit Ziehgriffen — ziehen, dann mit dem Häkchen bestätigen.

Lassen Sie die Buchungsseite wie Ihre Marke aussehen statt wie ein generisches Formular.

Entscheiden Sie, was Sie Kunden bei der Buchung abfragen. Jedes Feld hat ein Kästchen, um es einzubeziehen, und einen Schalter Pflicht, der erst aktiv wird, sobald das Feld abgehakt ist.

Verwenden Sie + Feld hinzufügen unten, um eigene individuelle Felder anzulegen.

Diese drei Einstellungen prägen, welche Slots Kunden angeboten werden.

Steuern Sie, was Kunden nach dem Buchen tun dürfen.

Öffnen Sie das Benachrichtigungszentrum aus der Seitenleiste im Web, oder Mehr → Benachrichtigungszentrum mobil. Es ist in zwei Gruppen geteilt:

Fünf automatische E-Mails sind in jedem Plan verfügbar, einschließlich Kostenlos. Drei sind einfache An/Aus-Schalter; zwei sind vollständig konfigurierbar.

Der Zeitpunkt von Erinnerung und Nachfassung kann auf 5, 15 oder 30 Minuten, 1 oder 2 Stunden, oder 1, 2, 3, 5 Tage oder 1 Woche gesetzt werden. Die Erinnerung ist standardmäßig 1 Tag vorher.

Die Erinnerungs- und Nachfass-E-Mails haben bearbeitbare Vorlagen. Klicken Sie auf einen Variablen-Chip, um ihn einzufügen, und SetTime setzt beim Senden der Nachricht den echten Wert ein.

Über E-Mail hinaus kann SetTime Kunden über drei weitere Kanäle Nachrichten senden. Verwenden Sie das Dropdown Benachrichtigungstyp, um zwischen ihnen zu wechseln — jeder bietet einen anderen Satz an Nachrichten.

Telegram-Benachrichtigungen laufen über den SetTime-Telegram-Bot, den Kunden selbst abonnieren.

Nachdem ein Kunde eine Buchung auf Ihrer Buchungsseite bestätigt, erscheint ein Popup: „Termin erstellt — Erhalten Sie Erinnerungen und verwalten Sie Ihre Buchung über unseren Telegram-Bot." Eine blaue Schaltfläche Benachrichtigungen erhalten führt sie durch das Abonnieren. Von da an treffen ihre Terminbenachrichtigungen in Telegram ein.

Die tägliche Terminplan-Erinnerung schickt Ihnen jeden Morgen eine Zusammenfassung der Termine des Tages, per E-Mail und Push-Benachrichtigung.

Das Glockensymbol öffnet Ihre In-App-Benachrichtigungen — eine Liste von Einträgen mit Titel, Beschreibung und relativem Zeitstempel, wobei ungelesene mit einem blauen Punkt markiert sind. Alle als gelesen markieren markiert alles als gelesen.

Typische Einträge sind:

1. Tägliche Erinnerung — Ihr Terminplan für den Tag, oder ein Hinweis, dass Sie nichts gebucht haben.
2. Online-Buchung eingegangen — ein Kunde hat über Ihre Seite gebucht, mit Dienstleistung, Zeit, Datum und zugewiesenem Mitarbeiter.
3. Terminerinnerung — ein bevorstehender Termin nähert sich.
4. Buchungsseiten-Hinweis — ein Anstoß, Ihre Buchungsseite zu aktivieren, wenn sie noch ausgeschaltet ist.

Bevor Sie verbinden, zeigt die Zahlungsseite eine Einführung mit einer Schaltfläche Loslegen.

1. Öffnen Sie Zahlungen aus der Seitenleiste, oder Mehr → Zahlungen mobil.
2. Klicken Sie auf Loslegen.
3. Durchlaufen Sie den Stripe-Autorisierungsablauf. Sie melden sich entweder bei einem bestehenden Stripe-Konto an oder erstellen eines.
4. Sie kehren zu SetTime zurück und die Seite wird zu Ihrem Zahlungs-Dashboard.

Sobald verbunden, sitzen drei Zahlen oben auf der Seite:

Darunter listet Letzte Transaktionen jede Zahlung mit Kundenname, SetTime-Termin-ID, Stripe-Transaktions-ID (mit einer Kopieren-Schaltfläche), Betrag, einem Status Bezahlt oder Erstattet und dem Datum. Die Web-Tabelle paginiert mit 15 pro Seite.

Öffnen Sie die Schaltfläche Einstellungen (Web) oder das Zahnradsymbol (mobil) auf der Zahlungsseite, dann Anzahlungseinstellungen.

1. Schalten Sie Anzahlung verlangen ein. Ist sie aus, wird keine Anzahlung eingezogen und die Betragsfelder sind ausgeblendet.
2. Wählen Sie den Typ: Prozentsatz zieht einen Anteil des gesamten Dienstleistungspreises ein, Fester Betrag zieht dieselbe Summe unabhängig von der Dienstleistung ein.
3. Geben Sie den Betrag ein — eine Prozentzahl oder einen Währungswert je nach Typ.

Stripe berechnet eine Gebühr bei jeder Transaktion. Der Satz hängt von Ihrem Land ab und wird oben im Bildschirm Bearbeitungsgebühren angezeigt — zum Beispiel 1,50 % + 0,25 € pro Transaktion für Konten in Frankreich.

Der Bildschirm Richtlinie und Bedingungen enthält einen Freitextbereich für Ihre Zahlungsbedingungen. Was Sie schreiben, wird Kunden auf Ihrer Buchungsseite vor dem Bezahlen gezeigt, damit sie es vor der Verpflichtung lesen können.

Eine rote Option Konto trennen unten in den Zahlungseinstellungen entfernt die Stripe-Integration.

Öffnen Sie Marketing aus der Seitenleiste, oder Mehr → Marketing mobil. Vier Werkzeuge sind aufgeführt:

Klicken Sie auf + Rabatt hinzufügen oder tippen Sie auf +. Das Formular hat drei Abschnitte.

Rabattdetails

1. Rabattname — woran Sie ihn in der Liste erkennen.
2. Rabattwert — eine Zahl, mit zwei Symbolen neben dem Feld, um zwischen einem Prozentsatz und einem festen Betrag zu wechseln.
3. Rabatt beginnt — der erste Tag, an dem er gilt.
4. Rabatt endet — standardmäßig Laufend, wenn Sie kein Enddatum festlegen.

Rabatt anwenden auf

1. Dienstleistungen — standardmäßig Alle Dienstleistungen. Öffnen Sie es zum Suchen, verwenden Sie das Kästchen Alle Dienstleistungen, oder klappen Sie einzelne Kategorien auf und wählen Sie bestimmte Dienstleistungen. Bestätigen Sie mit Anwenden.
2. Mitarbeiter — standardmäßig Alle Mitarbeiter. Öffnen Sie es, um bestimmte Teammitglieder zu wählen, gezeigt mit ihrem Avatar, Namen, Titel und ihrer Bewertung. Bestätigen Sie mit Anwenden.

Rabatte erscheinen auf Ihrer Buchungsseite, sodass Kunden den reduzierten Preis beim Buchen sehen.

Hier wird aus einem Rabatt ein zielgerichtetes Angebot statt einer pauschalen Preissenkung. Vier optionale Schalter sind verfügbar, und das Formular fasst Ihre Wahl als „Keine Limits" oder „1 Limit" zusammen.

Öffnen Sie Bewertungen aus der Seitenleiste, oder Mehr → Bewertungen. Zwei unabhängige Schalter steuern die Funktion:

Die Bewertungsliste zeigt jede Einreichung als Karte mit Name und Foto des Kunden, der Sternebewertung, seinen Antworten auf jede Bewertungsfrage, seinem Freitext-Feedback, dem Datum und dem Mitarbeiter, der die Dienstleistung erbracht hat.

Der Tab Fragen des Bewertungsformulars lässt Sie eigene Fragen stellen, statt nur eine Sternebewertung zu sammeln.

1. Klicken oder tippen Sie auf + Frage hinzufügen.
2. Tippen Sie die Frage — zum Beispiel „Wie würden Sie die Professionalität bewerten?" oder „War der Servicebereich sauber und ordentlich?"
3. Verwenden Sie den Schalter Pflicht, um zu entscheiden, ob Kunden sie vor dem Absenden beantworten müssen.
4. Entfernen Sie eine Frage mit dem roten Papierkorbsymbol.

Jede Ausgabe gehört zu einer Kategorie. Drei werden für Sie angelegt: Miete, Nebenkosten und Verbrauchsmaterial.

Öffnen Sie mobil Mehr → Ausgaben und tippen Sie auf das Ordnersymbol, um sie zu verwalten. Tippen Sie auf +, um eine anzulegen; wischen Sie eine Zeile nach links, um sie zu bearbeiten oder zu löschen.

Klicken Sie im Web auf + Ausgabe hinzufügen, oder das Symbol + im Ausgabenbildschirm mobil.

Ausgaben werden mit Name, Betrag, Kategorie und Datum aufgelistet, mobil nach Monat gruppiert.

Legen Sie eine andere Häufigkeit als Wiederholt sich nicht fest, und die Ausgabe wird von da an automatisch erzeugt. Verfügbare Häufigkeiten:

Täglich · Alle 2 Tage · Alle 3 Tage · Alle 4 Tage · Alle 5 Tage · Alle 6 Tage · Wöchentlich · Alle 2 Wochen · Alle 3 Wochen · Monatlich · Alle 2 Monate · Alle 3 Monate

Sie alle sind auf der eigenen Seite Wiederkehrende Ausgaben aufgeführt — /expenses/recurring im Web, oder das Symbol ↻ mobil.

Öffnen Sie Statistiken aus der Seitenleiste, oder Mehr → Statistiken. Jeder Bericht hat einen Datumsfilter — einen einzelnen Tag, einen Monat, oder einen individuellen Von/Bis-Bereich.

Drei Kacheln fassen den von Ihnen gewählten Zeitraum zusammen:

Der Dienstleistungsbericht listet jede Dienstleistung mit ihrer Menge und ihrem Betrag. Tippen Sie auf den Pfeil neben einem Betrag, um ihn in eine Aufschlüsselung nach Zahlungsmethode aufzuklappen: Karte, Bar, Überweisung, und eine Fragezeichen-Zeile für Termine, bei denen keine Zahlungsmethode erfasst wurde.

Die Monatsansicht fügt einen Filter Mitarbeiter und ein Steuerelement Gruppieren nach hinzu, damit Sie dieselben Daten nach Person statt nach Dienstleistung aufteilen können.

Drei Kennzahlen verfolgen, wie gut Ihre öffentliche Seite konvertiert: Seitenbesuche, darüber gebuchte Termine, und die Konversionsrate dazwischen. Ein Liniendiagramm stellt Besuche und Termine über die Woche oder den Monat dar.

Synchronisieren Sie Ihre SetTime-Termine mit Google Kalender, damit Ihr ganzer Tag an einem Ort ist.

1. Öffnen Sie Integrationen aus der Seitenleiste, oder Mehr → Integrationen mobil.
2. Klicken Sie auf Verbinden auf der Google-Kalender-Karte.
3. Autorisieren Sie SetTime über den Google-Anmeldeablauf.
4. Die Karte wechselt zu einem grünen Status Verbunden mit einer Schaltfläche Trennen.

Sobald verbunden, werden in SetTime erstellte Termine automatisch mit dem verknüpften Google Kalender synchronisiert.

Synchronisieren Sie Ihre Buchungen mit dem eigenen Kalender Ihres Telefons — Apple Kalender auf iOS oder dem Android-Kalender — damit Termine neben Ihren persönlichen Terminen erscheinen. Tippen Sie auf Verbinden auf der Karte Gerätekalender-Synchronisierung.

Stripe erscheint auch auf der Seite Integrationen und kann von dort verbunden werden. Es aktiviert alles im Bereich Zahlungen — Anzahlungen und den Online-Zahlungseinzug.

Ihre besten Google-Bewertungen auf Ihrer Buchungsseite hervorzuheben ist in Arbeit. Die Karte trägt derzeit ein Bald-Badge und kann noch nicht verbunden werden.

Jedes SetTime-Konto startet im kostenlosen Plan, der bereits unbegrenzte Termine, Kunden und Dienstleistungen, Ihre Buchungsseite und E-Mail-Erinnerungen abdeckt. Pro fügt Folgendes hinzu:

Pro wird entweder monatlich oder jährlich abgerechnet, und es gibt einen Monatlich/Jährlich-Schalter auf dem Upgrade-Bildschirm. Der Jahresplan trägt einen erheblichen Rabatt gegenüber der monatlichen Zahlung.

Der Preis hängt von Ihrem Land ab und davon, ob Sie ein Einzelpersonen- oder ein Unternehmenskonto haben. Die aktuellen Preise für Ihre Region werden stets auf dem Upgrade-Bildschirm in der App und auf der SetTime-Preisseite angezeigt.

Stripe erscheint in SetTime an zwei völlig unabhängigen Stellen, und sie zu verwechseln ist die häufigste Quelle von Abrechnungsverwirrung. Sie werden getrennt eingerichtet, getrennt abgerechnet, und keines hängt vom anderen ab.

Sie erreichen den Upgrade-Bildschirm auf drei Wegen: das Element SetTime Pro im Menü, Abrechnung → Upgraden, oder indem Sie eine beliebige Funktion mit Pro-Badge auswählen.

In der Web-App

1. Öffnen Sie SetTime Pro aus der Seitenleiste, oder klicken Sie auf eine beliebige Funktion mit Pro-Badge.
2. Verwenden Sie den Monatlich/Jährlich-Schalter, um Ihren Abrechnungszeitraum zu wählen, und sehen Sie die Liste Was enthalten ist durch.
3. Bestätigen Sie. SetTime übergibt Sie an Stripes sichere Bezahlseite — eine von Stripe gehostete Seite, nicht von SetTime.
4. Geben Sie Ihre Kartendaten auf Stripes Seite ein und schließen Sie die Zahlung ab.
5. Sie kehren zu SetTime mit aktivem Pro zurück.

In der mobilen App

1. Öffnen Sie Mehr → SetTime Pro, oder Mehr → Abrechnung → Upgraden, oder tippen Sie auf eine beliebige durch Pro gesperrte Funktion.
2. Tippen Sie auf Monatlich oder Jährlich. Der gewählte Plan ist mit einem blauen Rahmen hervorgehoben.
3. Sehen Sie die Liste Was enthalten ist durch — jede Zeile klappt auf, um eine Beschreibung und eine Vorschau zu zeigen.
4. Tippen Sie auf Kostenlos testen, um die Testphase zu starten, oder bestätigen Sie den Kauf.

Sobald Sie abonniert haben, ändert sich die SetTime-Pro-Seite, um Ihre aktiven Funktionen und eine Schaltfläche Abonnement verwalten zu zeigen.

In der Web-App öffnet Abonnement verwalten das Stripe-Kundenportal — eine von Stripe gehostete Abrechnungsseite. Alles rund um Ihr Abonnement wird dort verwaltet:

Öffnen Sie Mehr → Kontodaten → Abrechnung für drei Optionen:

Öffnen Sie im Web Einstellungen aus dem Benutzermenü unten links in der Seitenleiste. Mobil ist es Mehr → Einstellungen.

Öffnen Sie Mein Profil aus dem Benutzermenü oder Mehr → Kontodaten → Mein Profil. Sie können Ihr Foto, Vor- und Nachnamen, Geburtsdatum, Geschlecht und Telefonnummer bearbeiten.

Das E-Mail-Feld ist schreibgeschützt, weil das Ändern eine Verifizierung braucht.

1. Klicken oder tippen Sie auf E-Mail ändern neben dem E-Mail-Feld.
2. Geben Sie die neue Adresse ein.
3. Absenden — ein 6-stelliger Verifizierungscode wird an die neue Adresse gesendet.
4. Geben Sie den Code ein, um die Änderung abzuschließen.

Verwenden Sie im Web den Tab Passwort ändern, oder die Zeile Passwort ändern in Ihrem mobilen Profil. Sie brauchen Ihr aktuelles Passwort, dann das neue zweimal.

Das neue Passwort muss vier Anforderungen erfüllen: mindestens 8 Zeichen, einen Kleinbuchstaben, einen Großbuchstaben und eine Zahl oder ein Sonderzeichen. Die Bestätigen-Schaltfläche bleibt deaktiviert, bis alle vier erfüllt sind und beide Felder übereinstimmen.

1. Öffnen Sie Mein Profil.
2. Scrollen Sie nach unten und tippen Sie auf die rote Zeile Konto löschen.
3. Ein Blatt erscheint mit der Frage „Können wir etwas tun, um Sie zu halten?" mit zwei Optionen — Chat starten, um mit dem Support zu sprechen, oder Trotzdem löschen, um fortzufahren.

Das Hilfezentrum im App-Menü bietet vier Wege:

Sie können auch direkt an support@settime.io schreiben. Manche Dinge — die SMS- und WhatsApp-Nachrichtenvorlagen, und das Übertragen Ihrer Daten aus einem anderen System — werden vom Support statt in der App bearbeitet.

Neuigkeiten listet kürzlich hinzugefügte Funktionen mit einer kurzen Beschreibung jeder — es lohnt sich, gelegentlich hineinzuschauen, da SetTime regelmäßig veröffentlicht.

Verbesserung vorschlagen schickt Ihr Feedback direkt an das SetTime-Team. Wenn etwas Ihren Arbeitstag erleichtern würde, sagen Sie es uns dort — ein guter Teil dessen, was veröffentlicht wird, beginnt als Kundenvorschlag.